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写好Mail的几点建议 |
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电子邮件已经进入了寻常百姓家中，利用电子邮件进行信息的传递也已经不是什么新鲜的事情了。不过，正是由于它的盛行而导致了一些人书写电子邮件时马虎、草率，有的甚至贻误了良机，带来了一些不良的后果。为此，笔者专门对这个问题进行了一番研究，得到以下一些心得，整理成文，供大家写电子邮件时参考。 1、主题要明确 正是由于电子邮件相当方便，因此很多人可能每天要处理大量的电子邮件，如杂志社的编辑、政府部分的工作人员等等。如果要从那么多的邮件中让您的邮件“脱颖而出”，那惟一的办法就是把主题写好，这样才会相当醒目，吸引人。注意我们在写主题时切忌浮躁、要本着实事求是的态度，否则人家可能会上当一两回，但绝对不会上当多次的。 2、必须切入重点 现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统的字眼。把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并且要条理清楚。必要时可以加上1、2、3等作为引导。记住，由于电子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文章的！ 3、告诉自己期望值 说什么事情都要目的明确，要求对方做什么，都要交代清楚，否则等对方把信件读完后还不知道您要做什么事情，那您的这封电子邮件又有什么用呢？不要让对方去猜测（注意：情书不受此限）您的意思，因为他（她）每天处理的不仅仅是你一个人的信件，如果您的信件让他（她）读起来太费力的话，那下次他（她）可能认为您的信件无关紧要，会忽略掉您的信件，那势必会贻误一些重要事情！ 4、语气要适当 既然是信件，那就必须语气适当，您要明确您的这封的读者是谁，是上司，是同事，是情人，是朋友还是其它人。针对不同的对象，我们的语气当然也必须作不同的调整，而且在称呼上也不能够统一用收信人的姓名。可以考虑用王总（上司）、小李（年少的同事）、吴老师（年长的同事）、霞儿（女友）等词，让对方感到温馨、亲切，而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已！ 5、语法通顺 这是对每个人的最起码的要求，我们从小学开始，老师就要求我们语法通顺，否则对方读起来太吃力，而且一下子就会给对方形成您的水平太臭的印象，这对于以后做事是不利的。也许很多人写中文信件时不会有此错误，但是写外文信件时就不能够保证了。因此，大家在写完信件后最好自己整体看一看，然后再发送。千万不要一下就发送出去，因为现在还没有一种软件能够把您发出去的信件收回来！ 6、注意格式、礼貌 既然是信件，当然必须注意常识的格式和礼貌用语。注意FoxMail到现在在格式上仍有错误，他总是把收信人和您好放在一行上，其实正确的做法应该是： 7、尽可能告诉对方详细情况 使用电子邮件的人很多，但是有的SMTP服务器总不能够及时将邮件及时发送到对方邮箱中，从而无法实现实时传递信件。因此，我们有必要地信件中尽可能把自己的所有的联系方式都写上，如QQ、ICQ、电话（包括办公室电话、家庭电话、手机）、Call机、真实姓名、邮编、传真等等，这样别人即使无法通过电子邮件也可以通过其它方式联系到您。另外，为了防止别人的信件及时被接收，我们可以安装邮件监视程序。在笔者的机器上使用的就是金山邮件精灵，它能够自动地从服务器中取回邮件中的内容，而且还可以通过“预览”钮看到信件的内容，的确是相当方便的。
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